Le point de départ
Group NDL opère sur deux fronts : la vente de fûts inox aux microbrasseries canadiennes, avec sourcing en usine en Chine, et le développement d'affaires entre des PME manufacturières d'ici et des fournisseurs industriels asiatiques. Deux marchés, deux langues, deux logiques de prix.
Chaque soumission demandait de reprendre le taux de change à la main, d'appliquer la majoration de fret, de retenir le bon taux de commission selon la région, de remplir un bon de commande interne, puis d'écrire à un transporteur. À côté de ça : un volume élevé de correspondance bilingue avec clients et fournisseurs, une présence web à bâtir de zéro, et un calcul de commissions mensuel reconstruit chaque fois dans un tableur.
Rien de tout ça n'est difficile. C'est répétitif, chronophage, et à ce volume, chaque étape manuelle est une occasion de se tromper sur un chiffre qui part chez un client.
Le défi
Outiller un rôle commercial complet sans changer les règles d'affaires qui le font vivre : mêmes prix, mêmes marges, mêmes gabarits, mêmes fournisseurs, mais sans recalcul manuel et sans reconstruction de documents.
Ce qu'on a construit
Le premier volet couvre le cycle de vente des fûts. Les règles d'affaires ont été encodées une fois pour toutes : conversion de devise à partir du taux officiel de la Banque du Canada, majoration de fret, taux de commission qui varie selon la région livrée, logique de taxes selon l'entité qui facture. La soumission sort en DOCX et en PDF, mise en page standardisée, prête à envoyer.
Le même système enchaîne ensuite le bon de commande destiné à l'usine, préremplit le gabarit Excel attendu par le fournisseur, et prépare le courriel au bon transporteur selon la destination. Un changement de règle d'affaires se répercute partout : depuis la fermeture de l'entrepôt local, le système rappelle systématiquement de valider le délai d'acheminement avec le client avant même de commencer à chiffrer.
Le deuxième volet est la correspondance. Un répertoire de clients, de chargés de projet et de références de pièces alimente la rédaction : français vers les clients, anglais vers les fournisseurs et les usines, avec le contexte du dossier déjà en place. Retenues douanières, suivis de conteneurs, arbitrage air contre mer, non-conformités, commandes ouvertes : les cas récurrents ont chacun leur gabarit.
Le troisième volet est la présence numérique. Le site vitrine multi-division a été conçu et développé avec assistance IA plus du code sur mesure, mis en ligne, puis branché au suivi de conversion publicitaire, avec deux campagnes lancées en parallèle sur le marché francophone et le marché anglophone.
Le quatrième volet est la facturation mensuelle des commissions. Les rapports bruts sont lus, les lignes de fret exclues du calcul selon une règle précise, la conversion appliquée, et la sortie livrée en deux fichiers : la facture en PDF et un récapitulatif détaillé en tableur pour la traçabilité.
Puis l'infrastructure, parce que rien ne pouvait se brancher sur l'existant : dix-sept domaines remis à niveau, vingt ans de messagerie déplacés vers Microsoft 365 sans une minute d'interruption, trois failles de sécurité repérées en chemin, hors mandat, signalées et corrigées. Ensuite seulement, un lien sécurisé qui lit la boîte de courriels et en sort les données d'affaires.
Aucun taux interne, aucune marge et aucun prix fournisseur ne sont exposés ici. Les règles de calcul vivent dans le système, pas dans les documents envoyés au client.
Le déroulé
Cycle de vente
Soumission, grille de prix, bon de commande usine, courriel transporteur.
Correspondance
Répertoire clients et fournisseurs, rédaction bilingue selon le destinataire.
Présence web
Site multi-division, suivi de conversion, deux campagnes publicitaires.
Facturation
Lecture des rapports, calcul des commissions, facture et récapitulatif.
Les résultats
Les erreurs de calcul manuel ont disparu du parcours : taux de change, majoration de fret, taux de commission et taxes sont appliqués par le système à partir d'une seule source de règles. Deux soumissions préparées à deux semaines d'écart utilisent exactement la même logique.
La facturation mensuelle, qui demandait de rebâtir un tableur ligne par ligne, se génère maintenant en une passe : facture en PDF et récapitulatif détaillé, prêts à envoyer ensemble.
La présence numérique a été construite au complet sans agence : site multi-division en ligne, suivi de conversion fonctionnel, deux campagnes actives sur deux marchés linguistiques.
Près de 240 000 courriels ont été rendus lisibles par l'IA. Les bases de clients, de pièces et de prix ont été reconstruites à partir de cet historique, et le CRM se met maintenant à jour à chaque courriel reçu.
La boîte est triée chaque jour et les brouillons de réponse sont préparés d'avance. Rien ne part sans qu'une personne l'envoie. La migration de vingt ans de messagerie s'est faite sans une minute d'interruption de service.
Le pipeline de traitement des demandes entrantes est conçu et en développement. Il vise à ramener le traitement d'un lead d'une quinzaine de minutes à deux ou trois : réception, classification par division, détection de la langue, brouillon de réponse contextualisé.
Traiter une demande entrante
Le plan, livré et à venir
Ce qui rend ce cas différent des autres, c'est qu'il n'a pas été construit en une fois. Chaque volet est né d'une tâche qui revenait trop souvent, et a été outillé quand le volume l'a justifié. Le résultat forme un système cohérent, mais il a été assemblé morceau par morceau, en production.
C'est aussi la meilleure démonstration de la méthode : commencer par la tâche la plus répétitive, la rendre fiable, puis passer à la suivante en réutilisant ce qui existe déjà.
Couvrir le cycle commercial complet, de la demande de prix à la commission facturée
- Soumissions générées et mises en pageDocuments produits en DOCX et en PDF selon un gabarit fixe, à partir des règles de prix encodées une seule fois.
- Grilles de prix calculées automatiquementConversion de devise sur le taux officiel, majoration de fret, taux de commission selon la région livrée. Les taux internes restent dans le système.
- Bons de commande préremplis pour l'usineLe gabarit attendu par le fournisseur est rempli automatiquement, avec la logique de taxes propre à l'entité qui facture.
- Courriels transporteurs par destinationLe bon transporteur est choisi selon la région ou le mode d'acheminement, avec la même adresse de collecte et le même format de demande.
- Correspondance bilingue outilléeRépertoire de clients, de chargés de projet et de références de pièces, avec des gabarits pour les cas récurrents : douanes, suivi de conteneur, non-conformité, commande ouverte.
- Facturation mensuelle des commissionsLecture des rapports bruts, exclusion des lignes de fret, conversion appliquée, sortie en facture PDF et récapitulatif détaillé.
Fermer la boucle à l'entrée, sur les demandes qui arrivent du site
- Réception automatique des demandes du siteChaque soumission du formulaire est interceptée dès l'envoi, sans passer par une boîte courriel surveillée à la main.
- Classification par divisionLa demande est dirigée vers la bonne division selon son contenu, plutôt que triée à la lecture.
- Détection de la langue du demandeurLa réponse part dans la langue de la demande, sans que la question se pose.
- Brouillon de réponse contextualiséLe représentant reçoit une réponse déjà rédigée avec le contexte du dossier. Il valide, ajuste et envoie.
Trois systèmes sur mesure et un site, autour d'un même rôle
Chaque brique règle une tâche précise et réutilise les règles des autres. C'est ce partage qui évite qu'un changement de prix ou de politique doive être répercuté à cinq endroits différents.
De la demande de prix jusqu'au paiement, sans rupture
Le parcours est outillé bout en bout. Chaque étape produit le document attendu par la suivante, dans le format que le destinataire attend déjà.
Le prochain morceau est déjà tracé : les demandes entrantes du site, classées et prérédigées avant même d'atterrir dans une boîte courriel. Le reste du parcours l'attend déjà.
Ce que l'entreprise en retire
Une seule source pour toutes les règles de prix
Devise, fret, commission et taxes sont calculés au même endroit. Changer une règle la change partout, d'un coup.
La correspondance sort dans la bonne langue du premier coup
Français vers le client, anglais vers l'usine, avec le contexte du dossier déjà chargé. Le représentant relit plutôt que de rédiger.
Une présence numérique bâtie sans agence
Site multi-division en ligne, suivi de conversion configuré au niveau du code, campagnes actives sur deux marchés.
Une facturation qui ne se rebâtit plus chaque mois
Les rapports bruts entrent, la facture et le récapitulatif sortent. La traçabilité est dans le fichier, pas dans la mémoire de quelqu'un.
Vingt ans de courriels devenus une base de données
Près de 240 000 courriels rendus lisibles par l'IA. Les bases de clients, de pièces et de prix ont été reconstruites à partir de cet historique, et le CRM se met à jour à chaque courriel reçu.
Une infrastructure remise à niveau avant d'y brancher quoi que ce soit
Dix-sept domaines remis à niveau, la messagerie migrée vers Microsoft 365, trois failles de sécurité repérées hors mandat, signalées et corrigées.
Le raisonnement derrière ce mandat est expliqué ici : 5 signes que votre PME est prête pour l'automatisation IA.